Procédure & formalités
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Justificatif de domicile pour un transfert de siège : liste complète
Quels justificatifs de domicile accepte le greffe pour un transfert de siège social ? Liste complète, documents valides et erreurs à éviter. Démarrez sereinement.
Sommaire — 6 parties
Pour un transfert de siège social, le greffe exige un justificatif de jouissance du nouveau local prouvant que la société dispose bien d’un droit d’occupation à l’adresse déclarée. La nature exacte du document dépend du mode d’occupation : bail, propriété, domiciliation commerciale ou domicile du dirigeant.
Pourquoi le greffe exige-t-il un justificatif de domicile ?
Le siège social est une mention statutaire obligatoire en vertu de l’article 1835 du Code civil et de l’article L210-3 du Code de commerce. Le transférer implique une modification des statuts et une inscription modificative au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), désormais déposée via le guichet unique des formalités des entreprises géré par l’INPI.
Le greffe doit s’assurer que l’adresse déclarée n’est pas fictive. Il contrôle donc systématiquement la réalité de l’occupation. Un dossier sans pièce de jouissance valide est automatiquement rejeté, ce qui retarde la délivrance du Kbis modifié et allonge toute la procédure.
⚠️ La modification doit en principe être déclarée dans le mois suivant la décision de transfert. Tout retard expose la société à des difficultés administratives, notamment auprès des organismes qui réclament un Kbis à jour.
Les justificatifs acceptés selon le mode d’occupation
La liste ci-dessous couvre les situations les plus fréquentes. Le greffe conserve une marge d’appréciation : en cas de doute, mieux vaut fournir plusieurs documents plutôt qu’un seul.
| Mode d’occupation | Document principal | Document complémentaire éventuel |
|---|---|---|
| Locataire (bail commercial ou professionnel) | Contrat de bail signé des deux parties | Quittance de loyer récente ou état des lieux |
| Propriétaire (société propriétaire des murs) | Titre de propriété ou acte notarié | Taxe foncière ou attestation notariale |
| Domiciliation commerciale | Attestation de domiciliation de la société agréée | Contrat de domiciliation en cours de validité |
| Local mis à disposition (prêt à usage) | Convention de mise à disposition ou contrat de prêt à usage | Justificatif du prêteur (bail ou titre de propriété) |
| Domicile du dirigeant | Justificatif de domicile du dirigeant (- de 3 mois) | Attestation sur l’honneur autorisant la domiciliation |
| Pépinière d’entreprises / incubateur | Convention d’hébergement signée | Justificatif du statut public ou privé de la structure |
📌 Pour les sociétés de domiciliation, vérifiez systématiquement que l’entreprise dispose bien d’un agrément préfectoral. Une domiciliation auprès d’une structure non agréée est refusée par le greffe.
Focus sur les justificatifs de domicile du dirigeant
Lorsque la société est domiciliée au domicile personnel du gérant, du président ou de tout autre représentant légal, le dossier doit comporter deux éléments distincts.
Le justificatif de domicile du dirigeant doit dater de moins de trois mois. Sont acceptés :
- une facture d’électricité, de gaz ou d’eau (EDF, Engie, Veolia, etc.) ;
- une facture de fournisseur d’accès à Internet (box) ;
- un avis d’imposition ou de taxe d’habitation de l’année en cours ou de l’année précédente ;
- un relevé bancaire récent mentionnant l’adresse.
Les factures de téléphonie mobile seule sont refusées car elles n’attestent pas d’une adresse fixe.
L’attestation sur l’honneur du dirigeant indique qu’il autorise la domiciliation de la société à son adresse personnelle et que rien (loi, règlement de copropriété, bail d’habitation) ne s’y oppose. Cette attestation doit être datée et signée.
💡 Si vous domiciliez votre société à votre adresse personnelle, conservez une copie du règlement de copropriété ou vérifiez auprès du syndic : certains règlements interdisent explicitement l’exercice d’une activité commerciale dans les parties privatives.
Factures électroniques et documents dématérialisés
Depuis la généralisation de la facture électronique, de nombreuses entreprises ne reçoivent plus de factures papier. Le guichet unique INPI accepte les justificatifs au format PDF issus d’un espace client en ligne, à condition qu’ils soient lisibles, complets et non altérés.
Les captures d’écran partielles ou les extraits de tableau de bord sont en revanche refusés. Téléchargez toujours le document officiel depuis votre espace fournisseur (bouton « Télécharger ma facture » ou « Exporter en PDF »).
Pour tout ce qui concerne la procédure globale du transfert — décision des associés, modification des statuts, annonce légale — retrouvez l’ensemble des étapes dans notre guide complet du transfert de siège social 2026.
Ce que le greffe vérifie au-delà du justificatif
Fournir le bon justificatif de jouissance ne suffit pas à garantir l’acceptation du dossier. Le greffe ou l’INPI contrôle également :
- La cohérence de l’adresse entre le justificatif, la décision de transfert et les statuts mis à jour ;
- L’annonce légale : un avis de transfert doit être publié dans un support habilité du département du nouveau siège (loi n° 55-4 du 4 janvier 1955), avant le dépôt au guichet unique. Pour les transferts hors ressort, une double publication peut être nécessaire — consultez notre article sur la double publication exigée quand on change de département ;
- La liste des sièges antérieurs : le RCS conserve l’historique des adresses. Comprendre cette obligation est essentiel pour éviter des erreurs de rédaction — voir notre article sur la liste des adresses de siège antérieures ;
- La conformité de la décision selon la forme juridique : pour une SARL, l’article L223-18 du Code de commerce prévoit que le gérant peut décider seul du transfert sur tout le territoire, sous ratification des associés ; pour une SAS ou SASU, les statuts fixent librement la compétence (articles L227-1 et suivants du Code de commerce).
Si votre transfert implique un changement de département, les formalités sont plus complexes : greffe de départ et greffe d’arrivée sont tous deux concernés. Lisez notre article dédié au transfert de siège social dans un autre département pour ne rien omettre.
Comment préparer votre dossier efficacement
Constituer le dossier à l’avance évite les rejets et les délais supplémentaires. Voici la méthode recommandée.
- Identifiez votre mode d’occupation parmi les cas du tableau ci-dessus.
- Rassemblez les pièces : justificatif de jouissance + pièce d’identité du représentant légal + statuts mis à jour + procès-verbal de décision + attestation de parution de l’annonce légale.
- Vérifiez les dates : tout document daté doit avoir moins de trois mois à la date de dépôt.
- Convertissez en PDF les documents électroniques depuis la source officielle.
- Déposez via le guichet unique INPI en vous assurant que le code APE, l’adresse et les mentions statutaires sont cohérents dans l’ensemble du dossier.
Pour anticiper les coûts associés — frais de greffe, annonce légale, honoraires — consultez notre page détaillée sur les prix d’un transfert de siège dans un autre département.
Notre service transfert de siège social prend en charge la constitution et le dépôt de votre dossier complet, y compris la vérification de la conformité du justificatif de jouissance avant soumission.
💡 Un doute sur le document à fournir pour votre situation ? Contactez-nous : nous analysons votre cas gratuitement et vous indiquons la pièce exacte à préparer avant tout dépôt.
Article rédigé par Marie Gattepaille, dirigeante de Legidesk.fr (Bordeaux), praticienne des formalités juridiques. Dernière mise à jour : 22 juin 2026.