Bail d'habitation et siège social : faut-il l'accord du propriétaire ?

Fixer ou transférer le siège social de votre société dans un logement loué suppose l’accord écrit du propriétaire bailleur. Sans ce document, le greffe peut refuser l’inscription modificative et votre Kbis sera bloqué. Voici exactement ce que vous devez obtenir, comment le formaliser et ce que cette démarche implique sur le plan des formalités juridiques.

Pourquoi l’accord du propriétaire est-il indispensable ?

Le siège social est une mention statutaire obligatoire, posée par article 1835 du Code civil et article L210-3 du Code de commerce. Toute modification — y compris un simple changement d’adresse — déclenche une inscription modificative au Registre du Commerce et des Sociétés via le guichet unique de l’INPI.

Pour valider cette inscription, le greffe exige un justificatif de jouissance des locaux. Lorsque le dirigeant est locataire, ce justificatif ne se résume pas à une facture d’électricité : il doit établir que le bailleur a consenti à l’utilisation de l’adresse comme siège d’une société commerciale ou civile.

La raison est simple : le bail d’habitation est, par nature, conclu pour l’usage exclusif d’un logement. Y fixer le siège d’une société constitue un usage mixte que le bailleur n’a pas nécessairement prévu. Sans son accord, vous exposez votre société à deux risques cumulés :

1. Le refus du greffe : l’inscription modificative est rejetée, la formalité doit être recommencée, vos délais s’allongent.
2. Une action du bailleur : le propriétaire peut invoquer le non-respect des clauses du bail pour demander sa résiliation.

⚠️ Attention copropriété : l’accord du propriétaire ne dispense pas de vérifier le règlement de copropriété. Un immeuble à usage exclusivement d’habitation peut interdire toute domiciliation commerciale, même symbolique. Consultez ce document avant de déposer votre dossier au greffe.

Ce que doit contenir la lettre d’accord du propriétaire

Aucun formulaire officiel n’existe. En pratique, la lettre doit contenir au minimum :

Mention	Pourquoi c’est nécessaire
Identité du bailleur (nom, adresse)	Pour identifier clairement la partie qui consent
Adresse exacte du logement	Pour éviter toute ambiguïté sur le bien concerné
Identité de la société (dénomination, forme juridique, SIREN si déjà immatriculée)	Pour lier l’autorisation à une entité précise
Nature de l’autorisation : adresse administrative uniquement	Pour exclure tout exercice d’activité physique dans les locaux
Durée de l’autorisation	Pour définir la période couverte
Date et signature du bailleur	Pour valider l’acte

💡 Modèle prêt à l’emploi : retrouvez un modèle de lettre complet, avec variantes selon la durée et la forme de société, dans notre guide dédié : Autorisation d’établir le siège dans le local loué.

La lettre n’a pas à être notariée. Une lettre simple suffit, mais une lettre recommandée avec accusé de réception est fortement conseillée : elle constitue une preuve de date certaine et prévient toute contestation ultérieure du bailleur.

Certains greffes acceptent un échange d’e-mails si les mentions ci-dessus sont présentes et la signature numérique est identifiable. Renseignez-vous auprès du greffe compétent avant d’opter pour cette forme allégée.

La procédure de transfert de siège pas à pas

Une fois l’accord du bailleur obtenu, la procédure de transfert de siège suit le circuit classique. Voici les étapes dans l’ordre.

1. Décision interne de transfert

La compétence pour décider le transfert dépend de la forme juridique de votre société :

• EURL / SARL : le gérant peut décider seul du transfert sur tout le territoire national, sous réserve de ratification par les associés (article L223-18 du Code de commerce).
• SAS / SASU : la compétence est fixée par les statuts — vérifiez-les avant toute chose (articles L227-1 et suivants du Code de commerce).
• SA : décision du conseil d’administration ou de surveillance, ratifiée par l’assemblée générale ordinaire (article L225-36 du Code de commerce).

En pratique — l’exemple de Mistral Conseil : Antoine, gérant de l’EURL Mistral Conseil, déménage de Mérignac (33) à Bayonne (64). Il décide seul du transfert du siège, puis le soumet à sa propre ratification en tant qu’associé unique. La procédure est simplifiée, mais les formalités, elles, ne le sont pas : le changement de département entraîne un changement de ressort de greffe.

2. Modification des statuts

Le nouvel article consacré au siège social doit mentionner la nouvelle adresse. Cette mise à jour est obligatoire avant le dépôt de la formalité.

3. Publication de l’annonce légale

Un avis de transfert doit être publié dans un support habilité à recevoir les annonces légales (loi n° 55-4 du 4 janvier 1955).

Point de vigilance majeur — le piège de la double publicité :

⚠️ Si le transfert entraîne un changement de ressort de greffe (autre département), une annonce légale dans le département de départ et une dans le département d'arrivée. Une seule publication ne suffit pas. Antoine devra donc publier une annonce en Gironde (département de départ) ET une annonce dans les Pyrénées-Atlantiques (département d’arrivée). Oublier l’une des deux annonces bloque l’inscription modificative.

Le coût forfaitaire d’une annonce légale de transfert est de 109 € HT par département. Pour un transfert hors ressort, prévoyez donc deux fois ce montant.

Pour connaître les mentions exactes à faire figurer dans votre annonce, consultez notre guide complet : Annonce légale de changement de siège : exemple complet.

4. Dépôt au guichet unique INPI

Le dossier complet est déposé en ligne sur le guichet unique des formalités des entreprises de l’INPI. Il comprend :

• Le formulaire de modification (inscription modificative au RCS)
• Les statuts mis à jour et signés
• L’attestation de parution de l’annonce légale
• Le justificatif de jouissance des locaux : la lettre d’accord du propriétaire + le bail en cours
• Le cas échéant, la déclaration des bénéficiaires effectifs mise à jour (obligatoire en cas de changement de greffe, soit 46,41 €)

La déclaration doit intervenir dans le délai de un mois suivant la décision (article R123-66 du Code de commerce).

Les frais de greffe s’élèvent à 166,71 € TTC pour un transfert dans le même ressort, et à 216,73 € TTC pour un transfert hors ressort.

Pour déléguer l’ensemble de ces formalités, vous pouvez passer par notre service de transfert de siège social : nous gérons l’annonce légale, le dossier INPI et le suivi jusqu’au nouveau Kbis.

5. Mise à jour du Kbis et du SIRET

À l’issue de la formalité, le greffe délivre un Kbis mis à jour mentionnant la liste des sièges antérieurs. Le numéro SIREN reste inchangé. En revanche, le SIRET de l’établissement principal change si la société s’installe dans une nouvelle commune.

Pensez également à informer votre service des impôts des entreprises : la CFE (cotisation foncière des entreprises) est établie d’après la situation au 1er janvier (article 1478 du Code général des impôts). Un prorata peut s’appliquer l’année du transfert selon les communes.

Les cas où l’accord du propriétaire ne suffit pas

L’accord du bailleur est nécessaire, mais pas toujours suffisant. Trois situations méritent une attention particulière.

1. Le règlement de copropriété interdit la domiciliation Même avec l’accord du propriétaire, si l’immeuble est soumis à un règlement de copropriété à usage exclusivement d’habitation, la domiciliation peut être refusée par le greffe. Vérifiez ce document en amont — il est remis lors de la signature du bail ou consultable auprès du syndic.

2. Le bail contient une clause d’habitation bourgeoise Certains baux anciens ou haut de gamme contiennent une clause dite « d’habitation bourgeoise » qui interdit tout usage professionnel, même purement administratif. Dans ce cas, l’accord du propriétaire peut se heurter à ses propres obligations vis-à-vis de la copropriété.

3. L’adresse est déjà refusée par le greffe Il arrive qu’un greffe rejette une adresse de siège pour des motifs formels ou de cohérence avec le dossier. Consultez notre guide pratique Adresse siège social refusée par le greffe : que faire ? pour les recours disponibles.

Ce que l’accord du propriétaire ne couvre pas

L’autorisation donnée par le bailleur est strictement administrative. Elle ne permet pas :

• De recevoir des clients ou des fournisseurs dans le logement
• D’y stocker des marchandises
• D’y employer des salariés
• D’y exercer une activité artisanale ou commerciale visible (enseigne, etc.)

Le siège social domicilié chez le dirigeant locataire est une adresse administrative, rien de plus. Si votre activité nécessite un accueil physique, une salle de réunion ou un espace de stockage, une solution de domiciliation professionnelle ou un local commercial sera plus adaptée.

📌 Bon à savoir : si vous êtes en EURL et souhaitez comprendre les spécificités de l’annonce légale lors d’un transfert, notre guide Annonce légale transfert de siège EURL : guide 2026 détaille chaque mention obligatoire selon votre situation.

Résumé : checklist avant de déposer votre dossier

Avant de soumettre votre inscription modificative au guichet unique INPI, vérifiez ces points :

• Lettre d’accord du propriétaire obtenue, datée et signée
• Règlement de copropriété vérifié (pas de clause d’exclusivité d’habitation)
• Bail en cours (ou quittance récente) joint au dossier
• Statuts modifiés avec la nouvelle adresse
• Annonce légale publiée dans le bon département (ou les deux si changement de ressort)
• Attestation de parution obtenue auprès du journal habilité
• Dossier INPI complet avec tous les justificatifs
• Déclaration des bénéficiaires effectifs mise à jour si changement de greffe
• Service des impôts informé du changement d’adresse

Pour toute question sur votre situation spécifique ou pour déléguer la formalité, contactez-nous : nous examinons votre dossier et vous indiquons la marche à suivre adaptée à votre forme juridique et à votre département d’arrivée.

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Article rédigé par Marie Gattepaille, dirigeante de Legidesk.fr (Bordeaux), spécialiste des formalités pour sociétés et professions réglementées. Mise à jour : juillet 2026.