Procédure & formalités
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Siège social en bureau partagé : justificatifs pour le greffe
Quels documents fournir au greffe pour un siège en bureau partagé ? Contrat, attestation, justificatifs : le guide complet pour éviter un rejet INPI en 2026.
Sommaire — 6 parties
Pour fixer le siège social d’une société dans un bureau partagé, le greffe exige trois pièces essentielles : le contrat signé avec le prestataire mentionnant la domiciliation, une attestation d’occupation en cours datée de moins de 3 mois, et les statuts mis à jour indiquant la nouvelle adresse. Sans ces documents, le dossier est rejeté par l’INPI.
Pourquoi le greffe est-il aussi exigeant sur le justificatif de siège ?
Le siège social n’est pas une simple adresse postale. Il détermine la loi applicable, le greffe compétent, la juridiction commerciale en cas de litige, et parfois le régime fiscal de la société. C’est une mention obligatoire des statuts en vertu de article 1835 du Code civil et de article L210-3 du Code de commerce.
Le greffe — et désormais l’INPI via le guichet unique des formalités des entreprises — doit s’assurer que la société occupe réellement les locaux déclarés. Ce principe de réalité est d’autant plus scruté pour les bureaux partagés, les espaces de coworking et les adresses de domiciliation, où la présence physique peut être limitée.
Un dossier incomplet ou comportant un justificatif insuffisant est rejeté. Ce rejet suspend la mise à jour du Kbis et, en cas de transfert, peut bloquer l’ensemble de la formalité.
⚠️ Piège fréquent : certains opérateurs de coworking délivrent une simple “confirmation de réservation” par e-mail. Ce document n’est pas accepté comme justificatif de jouissance. Il vous faut impérativement un contrat en bonne et due forme, signé par les deux parties.
Les trois pièces fondamentales pour un siège en bureau partagé
1. Le contrat de mise à disposition ou de domiciliation
C’est la pièce centrale. Il doit mentionner :
- le nom de la société domiciliée (raison sociale et numéro SIREN si déjà immatriculée),
- l’adresse exacte du bureau, avec le numéro de bureau ou d’étage si disponible,
- la durée de la mise à disposition,
- une clause autorisant explicitement la domiciliation de la société à cette adresse.
Cette dernière mention est souvent absente des contrats standards de coworking “pour une heure ou une journée”. Vérifiez systématiquement que votre contrat autorise la domiciliation sociale, pas uniquement l’usage ponctuel des espaces.
Pour les contrats de domiciliation pure (sans accès régulier à un bureau physique), les conditions sont encadrées différemment — les sociétés de domiciliation doivent être agréées. Cette distinction influe sur la liste exacte des pièces à produire.
📌 Si vous avez un doute sur la rédaction de la clause d’autorisation, consultez notre guide sur l’autorisation du propriétaire pour le siège social, qui détaille les mentions indispensables.
2. L’attestation d’occupation en cours
Le contrat seul ne suffit pas. Le prestataire doit délivrer une attestation spécifique, distincte du contrat, certifiant que la société occupe bien les locaux à la date de la déclaration. Cette attestation doit :
- être datée de moins de 3 mois à la date de dépôt du dossier,
- mentionner la dénomination sociale exacte de la société,
- être signée et tamponnée par le prestataire.
Certains opérateurs de bureaux partagés délivrent cette attestation automatiquement en début de contrat. D’autres la produisent sur demande. Anticipez cette démarche : une attestation datée de plus de 3 mois entraîne un rejet systématique.
3. Les statuts mis à jour
Le transfert de siège est une modification statutaire obligatoire. L’adresse du bureau partagé doit figurer dans les statuts mis à jour, signés par l’organe compétent selon la forme juridique :
- SARL / EURL : le gérant peut décider seul du transfert, sous réserve de ratification par les associés (article L223-18 du Code de commerce),
- SAS / SASU : la compétence est définie par les statuts (articles L227-1 et suivants du Code de commerce),
- SA : décision du conseil d’administration, ratifiée en assemblée générale ordinaire (article L225-36 du Code de commerce).
Les statuts mis à jour sont à joindre sous forme de copie certifiée conforme par le représentant légal, accompagnés du procès-verbal de la décision de transfert.
Tableau récapitulatif des pièces à fournir
| Pièce | Contenu attendu | Attention particulière |
|---|---|---|
| Contrat bureau partagé / domiciliation | Signé par les deux parties, clause de domiciliation explicite | Vérifier que la domiciliation sociale est bien autorisée |
| Attestation d’occupation | Délivrée par le prestataire, datée < 3 mois | Doit mentionner la dénomination sociale exacte |
| Statuts mis à jour | Nouvelle adresse inscrite, signés par l’organe compétent | Copie certifiée conforme par le représentant légal |
| PV ou décision de transfert | Mention de l’ancienne et de la nouvelle adresse | Organe décisionnaire selon la forme juridique |
| Formulaire M2 (via guichet unique INPI) | Complété en ligne sur le RNE | Déclaration dans le délai de un mois suivant la décision |
| Justificatif d’identité du représentant légal | CNI ou passeport en cours de validité | Copie lisible recto-verso |
💡 En pratique : Antoine, gérant de l’EURL Mistral Conseil, a transféré son siège de Mérignac (33) à Bayonne (64) en choisissant un espace de coworking avec service de domiciliation. Il a demandé à l’opérateur de lui fournir, dès la signature, le contrat ET l’attestation d’occupation. Résultat : son dossier INPI a été validé sans aller-retour. Il avait anticipé la double annonce légale — une dans la Gironde, une dans les Pyrénées-Atlantiques — exigée par une annonce légale dans le département de départ et une dans le département d'arrivée.
Cas particulier : transfert hors ressort depuis un bureau partagé
Le changement de bureau partagé dans une autre ville peut sembler anodin. Il ne l’est pas si cette ville relève d’un autre greffe. La vigilance s’impose sur deux points.
La double publicité légale
Tout transfert de siège hors ressort exige une annonce légale dans le département de départ et une dans le département d'arrivée. Ce n’est pas une option : c’est une obligation issue de la loi n° 55-4 du 4 janvier 1955 et de la pratique consolidée des greffes. Un dossier déposé avec une seule annonce légale pour un transfert inter-départemental sera systématiquement rejeté ou mis en attente.
Chaque annonce doit paraître dans un support habilité du département concerné. Pour les modalités pratiques de rédaction, consultez notre guide sur l’annonce légale type pour changer d’adresse.
L’impact sur le SIRET et la CFE
Lorsque la commune change, le SIRET de l’établissement principal est mis à jour. Le numéro SIREN, lui, reste inchangé. Par ailleurs, conformément à article 1478 du Code général des impôts, la cotisation foncière des entreprises est établie d’après la situation au 1er janvier. L’année du transfert, la CFE peut faire l’objet d’un prorata selon la date de déménagement effectif et les règles applicables à votre collectivité. Rapprochez-vous de votre service des impôts pour vérifier les modalités exactes.
Pour gérer l’ensemble de cette procédure — de la décision de transfert à la mise à jour du Kbis — notre service de transfert de siège social prend en charge la constitution du dossier et les démarches auprès de l’INPI.
Les erreurs qui conduisent à un rejet du dossier
Certaines erreurs reviennent régulièrement dans les dossiers de transfert vers un bureau partagé. Les voici classées par fréquence :
Erreur n°1 — Contrat sans clause de domiciliation Le greffe différencie la mise à disposition d’un poste de travail (accès coworking) de la domiciliation sociale (adresse officielle de la société). Si votre contrat ne mentionne pas explicitement la domiciliation, il ne vaut pas comme justificatif de siège.
Erreur n°2 — Attestation trop ancienne Un certificat d’occupation daté de 4 ou 5 mois, même valide au moment de sa délivrance, est refusé. La règle des 3 mois s’apprécie à la date de dépôt du dossier, pas à la date de signature du contrat.
Erreur n°3 — Adresse incomplète dans les statuts “15 rue des Entrepreneurs, 64100 Bayonne” est insuffisant si le bâtiment comporte plusieurs bureaux. Le greffe peut exiger le numéro de bureau ou de suite. Vérifiez avec votre prestataire la formulation exacte à utiliser.
Erreur n°4 — Oubli de la seconde annonce légale C’est le piège le plus coûteux en temps. La découvrir après dépôt oblige à recommencer une partie de la procédure. Consultez notre article sur la procédure d’annonce légale en ligne pour anticiper correctement.
Erreur n°5 — PV de transfert non conforme Le procès-verbal doit mentionner l’ancienne adresse, la nouvelle adresse, la date d’effet du transfert, et l’organe ayant pris la décision. Un PV mentionnant uniquement “le siège est transféré à Bayonne” sans adresse précise ni date d’effet sera refusé.
⚠️ Si votre dossier est déjà rejeté, lisez notre guide dédié : Adresse de siège refusée par le greffe — que faire ?. Il détaille les motifs de refus les plus fréquents et les voies de recours.
Ce que vous pouvez déléguer (et ce qui reste de votre ressort)
La préparation du dossier documentaire — collecte des pièces, vérification de leur conformité, dépôt auprès du guichet unique INPI — peut être prise en charge par un prestataire de formalités. Notre service génère pour vous les documents types pré-remplis à partir de vos informations ; vous restez l’auteur et le signataire des actes (statuts mis à jour, PV de décision).
Ce que vous devez obligatoirement faire vous-même (ou faire valider par un juriste ou notaire selon votre situation) :
- signer les statuts mis à jour,
- signer le PV ou la décision de transfert,
- vérifier que votre contrat de bureau partagé autorise bien la domiciliation.
Pour toute question sur votre dossier spécifique, contactez notre équipe.
Article rédigé par Marie Gattepaille, dirigeante de Legidesk.fr (Bordeaux), spécialisée dans les formalités pour dirigeants et professions réglementées. Mise à jour : août 2026.